如何用信息化來(lái)預防醫院設備資產(chǎn)采購 的漏洞問(wèn)題研究

一、     醫院設備資產(chǎn)采購管理現狀

現在大部分醫院的設備資產(chǎn)采購都是手工管理，有國家、醫院相關(guān)設備采購管理制度，有制度，但都是手工，人為的執行?；蛘哂幸粋€(gè)進(jìn)銷(xiāo)存軟件或者HIS系統，但這些軟件大部分就是做采購入庫的管理，沒(méi)有一個(gè)真正的信息化系統來(lái)預防設備采購過(guò)程全過(guò)程的預防系統。

二、     預防醫院設備采購漏洞的信息化整體設計研究

醫院的信息化是整體的數字化醫院建設，具體到資產(chǎn)采購環(huán)節是HRP（醫院經(jīng)營(yíng)管理系統）的一部分，這次重點(diǎn)對采購環(huán)節漏洞的預防的研究，這個(gè)信息化研究也是數字醫院的一部分。

醫院的內部控制機制主要包括預算、收入、支出、貨幣資金、藥品及庫存設備資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、工程項目、對外投資、債權債務(wù)、財務(wù)電子信息及監督檢查等方面的內部控制內容。通過(guò)預算對財務(wù)、物流、固定資產(chǎn)和日常性支出的控制，以及物流實(shí)物賬、固定資產(chǎn)實(shí)物賬與財務(wù)賬的自動(dòng)核對，來(lái)確保醫院內部控制機制的運行，降低醫院經(jīng)營(yíng)風(fēng)險。

實(shí)現基于設備運行生命周期、業(yè)務(wù)量預測、集中采購、網(wǎng)上詢(xún)價(jià)比價(jià)等多種控制手段的科學(xué)采購決策，保證設備資產(chǎn)的不間斷供應并將庫存占用資金控制在合理水平；

實(shí)現設備資產(chǎn)采購入庫即時(shí)條碼規范管理，為設備資產(chǎn)的精細化、高效化管理奠定基礎；

實(shí)現設備資產(chǎn)系統與財務(wù)成本系統的一體化，提高數據共享程度和數據的準確性、及時(shí)性，提高系統應用的整體功效。

建立資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)臺賬，全程跟蹤管理資產(chǎn)的采購、領(lǐng)用、使用、變動(dòng)、維修、處置，即時(shí)明確資產(chǎn)的狀態(tài)、價(jià)值、位置、使用科室、責任人，實(shí)現資產(chǎn)全員管理，徹底打破傳統的資產(chǎn)管理模式（三賬一卡制度）；

實(shí)現資產(chǎn)條碼管理，將賬面資產(chǎn)卡片與實(shí)設備資產(chǎn)產(chǎn)卡片一一對應起來(lái)，使其具備基本的物聯(lián)網(wǎng)雛形，解決資產(chǎn)管理面臨的種種難題，提高資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)速度；

實(shí)現資產(chǎn)的附件、組件、備品備件管理，提高資產(chǎn)管理的精細化程度，將資產(chǎn)管理精細化至零件級；

實(shí)現資產(chǎn)管理與財務(wù)成本管理的緊密集成，資產(chǎn)的折舊、維修等涉及到財務(wù)成本業(yè)務(wù)的自動(dòng)生成對應的財務(wù)成本憑證（區分資金來(lái)源），并分攤至相應科室，提高核算效率和信息共享程度。

三、     信息化預防醫院設備資產(chǎn)采購漏洞的詳細設計

信息化設計包括系統架構、操作系統、數據庫、安全、網(wǎng)絡(luò )設計備份、日志等等的設計。這次重點(diǎn)是采購過(guò)程環(huán)節的采購漏洞進(jìn)行信息化預防詳細研究。

(一)     設備資產(chǎn)采購的組織機構信息化控制點(diǎn)（分工權限、金額權限、環(huán)節權限、報表權限）

公共的組織機構、部門(mén)涉及到業(yè)務(wù)科室、采購、設備、預算、財務(wù)、審計、招投標、院辦等部門(mén)。

對不同設備資產(chǎn)的類(lèi)型、資產(chǎn)金額的分等級審批環(huán)節、過(guò)程定義設置。如50萬(wàn)以上的醫院設備資產(chǎn)采購必須走招投標流程，并必須有相關(guān)的控制點(diǎn)。原來(lái)大部分醫院是手工制度來(lái)保障，通過(guò)信息化，就有招投標的相關(guān)詳細流程、檔案的歸檔和過(guò)程控制。

(二)     信息化強制要求供應商資質(zhì)

系統支持供應商的檔案、報價(jià)、服務(wù)、營(yíng)業(yè)資格的管理和與之相匹配的評價(jià)管理，并與采購管理系統緊密集成，有利于醫院跟供應商建立穩固的供應鏈聯(lián)盟關(guān)系。

用戶(hù)在進(jìn)行評價(jià)的時(shí)候可以通過(guò)供應商的供貨效率，供貨質(zhì)量，報價(jià)差等多個(gè)角度進(jìn)行詳細比較，選擇最優(yōu)秀的，最適合自己的供應商，為醫院的設備資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)找尋一個(gè)物美價(jià)廉的源頭。信息系統可以強制要求必須符合醫院設備要求的相關(guān)點(diǎn)，如營(yíng)業(yè)執照、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、授權等必須有，才能簽訂合同或者進(jìn)入下一步的采購過(guò)程。

系統支持設備資產(chǎn)的“三證管理”，三證即供應商的營(yíng)業(yè)執照、經(jīng)營(yíng)許可證，設備資產(chǎn)的注冊證號。衛生設備資產(chǎn)入庫驗收時(shí)可進(jìn)行三證比對。此三證的信息收集可以是強制性要求！

(三)     設備資產(chǎn)采購預算管理的信息化處理模式

信息系統支持周、月、季、年采購計劃編制，同時(shí)還可以根據醫院現在的設備運行情況，報廢情況、維修維護情況、報廢年限等綜合資設備資產(chǎn)運行指標自動(dòng)生成采購計劃建議，還可以進(jìn)行分析、查詢(xún)和打印計劃執行情況。并且系統自動(dòng)用圖表的形式追蹤不同時(shí)段采購計劃的完成情況，能動(dòng)態(tài)控制采購計劃實(shí)施，合理配置資源。

采購預算監控

為了有效地降低采購成本，系統針對預算進(jìn)行實(shí)時(shí)的財務(wù)監控，可以明細到部門(mén)、個(gè)人、采購的數量、金額、折扣、信用額度等。系統設置了自動(dòng)報警功能，對于采購費用超過(guò)預算一定比例系統將自動(dòng)報警，超過(guò)的比例可以根據實(shí)際情況進(jìn)行自行設定。

(四)     設備資產(chǎn)在線(xiàn)申請信息化預防點(diǎn)

借鑒現代化物流配送中心理念，采用設備資產(chǎn)設備資產(chǎn)在線(xiàn)申請領(lǐng)用，建立設備資產(chǎn)配送制度，變設備資產(chǎn)的領(lǐng)用為設備資產(chǎn)的配送制度。

請購單是設備資產(chǎn)需求科室記錄設備資產(chǎn)請購情況的單據，它是采購科室進(jìn)行采購的一種依據。當各需求科室需要采購某種設備資產(chǎn)時(shí)，可以以請購單的形式向采購科室提出購買(mǎi)申請。通過(guò)請購流程反映各需求科室對各設備資產(chǎn)的需求信息，并且可以保證采購行為是經(jīng)過(guò)相關(guān)科室申請并經(jīng)授權。

填制的請購單，通過(guò)處理自動(dòng)生成采購訂單，并可以查詢(xún)該請購行為的執行情況。

由于請購單反映的是一種申請行為結果，用于指導采購行為，因此，請購單是醫院設備資產(chǎn)采購的來(lái)源依據之一。但系統提供請購單明細表和請購單匯總表等以供查詢(xún)。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，請購的管理可以通過(guò)手工單據來(lái)解決，因此在系統中可以直接輸入采購訂單而不必填制請購單。大型醫院可以通過(guò)上HRP或者通過(guò)網(wǎng)上設備采購平臺進(jìn)行請購處理。

(五)     信息化來(lái)預防設備采購入庫環(huán)節

設備資產(chǎn)采購過(guò)程信息化預防點(diǎn)醫院設備資產(chǎn)的采購來(lái)源于采購計劃，首先根據醫院業(yè)務(wù)預測各種設備資產(chǎn)的需求數量，綜合市場(chǎng)供需情況和價(jià)格走勢與科室的領(lǐng)用申請等制定合理的采購計劃。

按照制度要求的走招標流程的走招標流程。招標流程的整個(gè)信息化流程，招標過(guò)程是有專(zhuān)業(yè)的招標公司負責，重點(diǎn)醫院是把招標的結果信息化存檔。

如果是院內招標，嚴格招標過(guò)程的信息化控制。

有些不需要走招標流程的，也必須進(jìn)入多個(gè)供應商的詢(xún)價(jià)比價(jià)工作，貨比三家爭取采購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的設備資產(chǎn)。確定了供應商后進(jìn)行價(jià)格談判等簽訂合同下訂單，填制設備資產(chǎn)采購單。如果與某些廠(chǎng)家形成可穩定的供應關(guān)系可以免去前幾個(gè)環(huán)節直接進(jìn)行設備資產(chǎn)采購。設備資產(chǎn)到貨之后檢驗部門(mén)驗貨，合格后庫管核對設備資產(chǎn)數量簽字入庫，最后財務(wù)簽字確認。最后進(jìn)行采購成本核算并進(jìn)行采購憑證的生成，相應的應付款業(yè)務(wù)自動(dòng)生成應付款帳，實(shí)現一體化運行。

針對普通設備資產(chǎn)，通過(guò)采購計劃申報采購數量及其推薦（中標）供應商；針對特殊設備資產(chǎn)，由科室提出采購申請。所有的采購需求匯總審批，由采購員執行采購。通過(guò)采購訂單確認之后，供應商發(fā)貨，到貨之后驗收入庫，完成采購。

采購訂單主要反映了醫院與供應商簽定的采購合同，它是統計采購合同執行情況的依據；采購訂單可生成設備資產(chǎn)采購單，并可隨時(shí)監督訂單的執行情況。

采購訂單可以通過(guò)請購單或采購合同自動(dòng)生成。通過(guò)采購訂單，可生成到貨通知單、采購單。

由于采購訂單反映的是一種訂貨合同，因此，采購訂單不記入任何實(shí)物庫存賬。但系統提供訂單匯總及訂單明細表以供查詢(xún)，如：未執行采購訂單表、未關(guān)閉采購訂單表等，同時(shí)，提供“采購訂單執行情況表”。

到貨通知單（到貨單）是對于設備資產(chǎn)采購到貨入庫前進(jìn)行通知入庫并驗收的單據，該單據可以從采購訂單中引用生成，也可以手工錄入。

到貨通知單作為通知入庫的原始單據，可以記錄通知入庫的數量、實(shí)際到貨的數量，以及根據入庫驗收要求進(jìn)行相應的驗收，確認可以驗收入庫的數量，對于需要進(jìn)行入庫前檢驗的設備資產(chǎn)，該單據還可以作為檢驗單的來(lái)源單據。

由于到貨通知單反映的是一種通知行為，用于通知相關(guān)科室或人員進(jìn)行收貨驗收，因此，到貨通知單不記入任何實(shí)物庫存賬。但系統提供到貨通知單明細表和到貨通知單匯總表等以供查詢(xún)。

實(shí)現設備資產(chǎn)采購入庫即時(shí)條碼規范管理，為設備資產(chǎn)的精細化、高效化管理奠定基礎。

(六)     設備資產(chǎn)簽訂的合同管理信息化預防點(diǎn)

合同管理是采購管理環(huán)節的一個(gè)重要內容，系統提供專(zhuān)門(mén)的設備資產(chǎn)采購合同管理功能進(jìn)行合同內容、模板的維護，合同的查詢(xún)，合同與訂單的關(guān)聯(lián)和核銷(xiāo)，準確反映合同的執行情況。合同管理和整個(gè)系統的業(yè)務(wù)處理是緊密集成的，合同的關(guān)鍵數據可以直接關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)單據中，即通過(guò)合同生成訂單，對于一些非一次性執行完畢的合同（如框架合同等），也可通過(guò)訂單來(lái)核銷(xiāo)合同。因此合同可以控制業(yè)務(wù)的進(jìn)行，業(yè)務(wù)也可以追溯合同。

由于電子合同的存在，因此告別了傳統文山字海式的合同管理，通過(guò)電腦，醫院財務(wù)部門(mén)、設備管理部門(mén)和具體的設備使用部門(mén)只需進(jìn)行進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作就可以查詢(xún)合同的信息，大大提高了工作效率和質(zhì)量。

(七)     設備資產(chǎn)的采購各個(gè)部門(mén)的信息化預防點(diǎn)

采購中心通過(guò)采購管理可以輕松實(shí)現對供應商的管理和業(yè)務(wù)人員的管理，可輕松處理醫院的各種采購業(yè)務(wù)，包括采購訂單處理、設備資產(chǎn)采購、采購退貨、直運采購退貨。

設備（總務(wù)）部門(mén)通過(guò)采購管理可以實(shí)現供應商的選定和評價(jià)、價(jià)格變動(dòng)幅度的設定、采購方式、結算方式等事項的確認；并且與合同管理相關(guān)聯(lián)實(shí)時(shí)獲取采購合同執行情況。

各業(yè)務(wù)科室可通過(guò)采購管理、設備使用管理下達采購計劃并編制采購訂單；訂單到貨時(shí)，填制設備采購入庫單入庫，到貨完畢的采購訂單自動(dòng)關(guān)閉；對于不需要繼續采購的采購訂單可以手工關(guān)閉，關(guān)閉后的采購訂單停止執行。對與計劃采購必須指定采購訂單號，對于非計劃采購可以直接輸入設備資產(chǎn)采購單；采購到貨后可以通過(guò)驗收入庫進(jìn)行設備入庫處理；設備不需要安裝的，領(lǐng)用直接進(jìn)行固定資產(chǎn)在用管理。需要安裝的設備先進(jìn)行固定資產(chǎn)安裝、在轉為固定資產(chǎn)在用，進(jìn)入設備本身的使用維修維護保養等后期環(huán)節。

醫院財務(wù)部門(mén)很方便的管理設備資產(chǎn)的采購開(kāi)票、采購退貨開(kāi)票、設備采購環(huán)節的差旅費、會(huì )議費、驗證、簽證、招標費用分攤或者歸集處理等等。對于票貨同到的采購可以直接作上開(kāi)票標志，表示發(fā)票已到，否則作暫估入庫，在發(fā)票到后再開(kāi)具發(fā)票；提供作廢及成批入庫使用等。